Memproteksi data di Excel menggunakan password dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Karena pada excel 2016, fitur – fitur proteksi data dari versi excel sebelumnya masih tersedia.

Tapi sebelum itu, kita perlu tau apa saja yang dapat kita proteksi pada excel.

Dalam mengunci data pada excel ada 3 model, yaitu mengunci sheet, mengunci workbook dan mengunci file excel.

  1. Mengunci sheet artinya hanya sheet tertentu y ang akan terkunci sehingga tidak bisa dilakukan modifikasi data pada cell – cell yang dikunci.
  2. Mengunci workbook artinya workbook pada file excel kita akan terkunci, dan kita tidak bisa melakukan modifikasi sheet pada workbook tersebut, akan tetapi untuk melakukan pengolahan data pada setiap sheet masih dimungkinkan.
  3. Mengunci file excel artinya file excel tersebut tidak akan bisa dibuka tanpa memasukkan password yang sudah diseting sebelumnya terlebih dahulu.

Dalam tutorial kali ini, melanjutkan seri tutorial excel sebelumnya mengenai conditional formating kita akan menjelaskan bagaimana cara memproteksi data pada excel.

Bagi yang belum membaca dari awal seri tutorial excel ini, bisa baca disini.

Encrypt untuk Memproteksi data di excel

Pertama saya akan menjelaskan bagimana melindungi file excel kita dengan memberikan password, sehingga hanya orang – orang tertentu yang memiliki password tersebut yang bisa membuka dan memodifikasi data pada file tersebut.

Untuk memproteksi file excel ada dua cara yang dapat kita gunakan yaitu melalui file tab dan general option pada save as windows.

Melalui Tab File, buka file yang akan kita proteksi.

Arahkan mouse pada file tab atau menggunakan keyboard Alt+F, kemudian pada tab info, pilih protect workbook.

Cara Memproteksi Data di Excel 2016

Dropdown menu akan muncul, kemudian pilih encrypt workbook.

Cara Memproteksi Data di Excel 2016

Setelah ini kita diminta memasukan password, gunakan password yang kuat akan tetapi mudah kita ingat.

Gunakan kombinasi angka, huruf dan karakter, dan perlu diingat bahwa password peka terhadap besar-kecil huruf.

Cara Memproteksi Data di Excel 2016

Setelah klik Oke, maka file excel kita sudah terproteksi dengan password.

Kedepannya untuk dapat membuka file tersebut kita harus memasukkan password yang benar terlebih dahulu.

Mark As Final Untuk memproteksi data di excel

Pada menu Protect Workbook kita dapat melihat tombol Mark as Final , tombol ini digunakan untuk memberitahu pengguna bahwa file kita sudah final dengan membuatnya tidak dapat diedit.

1

Hanya saja untuk dapat mengubah file tersebut dapat diedit kembali pengguna tidak memerlukan password, cukup dengan klik edit anyway.

Memproteksi Data di Excel Melalui General Options

Selain cara diatas, ada satu cara lagi untuk meproteksi file excel kita.

Meskipun hasilnya sama saja file excel kita akan diproteksi dengan password tapi penulis kurang begitu memahami mengenai perbedaan keduanya, apakah tingkat keamanan passwordnya berbeda atau tidak mengingat cara ini sama dengan metode pada excel sebelumnya terutama pada versi 2007 kebawah.

Untuk memproteksi file excel dengan cara ini, pertama buka file excel yang akan kita proteksi menggunakan password.

Setelah itu, melalui tab File pilih save as, kemudian klik Browse.

2

Akan muncul jendela save as sama seperti versi – versi sebelumnya, tepat sebelah kiri tombol save ada menu tools, klik pada menu tersebut dan drop-down menu akan muncul.

3

Pada drop-down menu selanjutnya pilih general options, setelah itu maka akan muncul jendela general options.

4

Pada tahap ini, kita sudah bisa memasukkan password yang akan kita gunakan untuk dapat membuka file excel.

Pada jendela general options ada beberapa check list dan Text-box, yaitu :

  • Check List Always Create Backupcheck list ini digunakan untuk membuat rule pada excel, sehingga excel akan secara otomatis membuat file backup setiap kita membuka file excel kita.
  • Password to open Tex box , text box ini digunakan untuk membuat password yang akan kita gunakan untuk membuka file excel.
  • Password to modify Text box, text box ini digunakan untuk membuat password yang akan kita gunakan untuk membuka akses modifikasi, pengguna tanpa password to modify hanya bisa membuka file excel dalam mode read only.
  • Biarkan kosong apabila kita tidak ingin mengatur password untuk memodifikasi file tersebut.
  • Check List Read-only recommended, digunakan untuk membuat rules pada excel sehingga setiap file yang kita buka akan secara otomatis dalam mode read only.

setelah melakukan pengaturan pada general options, maka file kita sudah terproteksi menggunakan password.

Pada pengaturan general options dapat kita setting sesuai keinginan kita.

Memproteksi Struktur Worksheet

Dalam sebuah worksheet, terkadang terdapat banyal sheet, secara default setiap sheet akan diberi nama sheet 1, sheet 2, dsb.

Selanjutnya kita akan membahas cara untuk mengunci struktur worksheet excel, sehingga user tidak dapat memodifikasi sheet – sheet yang ada pada worksheet.

Dengan cara tersebut sheet akan terlindungi, akan tetapi pada tahap ini setiap user masih bisa memodifikasi isi sheet, seperti menghapus atau menambah data pada cell.

Untuk memproteksi data di excel dengan opsi ini, buka tab Preview pada Excel Ribbon dan klik Protecting Worksheet.

protect-workbook
business.tutsplus.com

Setelah opsi ini diaktifkan, ada beberapa hal yang akan berlaku:

  • User tidak bisa menambah lembar baru pada buku kerja.
  • User tidak bisa menghapus sheet.
  • User tidak bisa menyembunyikan atau menampilkan sheet pada tampilan worksheet.
  • User juga tidak dapa memindahkan susunan sheet yang sudah ditentukan sebelumnya.

Anda dapat memberikan password ini kepada pengguna terpercaya, sehingga user tersebut memiliki akses untuk memodifikasi struktur sheet dari worksheet tersebut.

Untuk membuka pengamanan worksheet, masuk kembali kedalam tab review di ribbon excel, kemudian klik lagi tombol protect workbook, setelah itu masukan password yang tadi kita gunakan.

unprotect-workbook

Memproteksi Data Cell di excel 2016

Selanjutnya kita akan bahasa bagaimana cara memproteksi data di excel dengan beberapa pengaturan khusus yang dapat kalian terapkan.

Disini akan kami jelaskan cara memberikan izin atau memblokir pengguna untuk dapat melakukan perubahan tertentu pada cell.

Untuk mengaktifkan pengaturan ini, cari tab Review pada Excel Ribbon, dan klik pada protect sheet. Di jendela pop-up, kalian akan melihat banyak opsi seperti gambar berikut.

protect-sheet-selections
Protect Sheet 01

Jendela diatas memungkinkan kalian untuk memilih opsi – opsi atau pengaturan mengenai bagaimana kalian ingin melindungi cell – cell pada workbook kalian.

secara default pengaturan yang diterapkan adalah select locked cell dan select unlocked cell.

Dengan pengaturan tersebut user hanya bisa memilih cell tetapi tidak memiliki akses untuk memodifikasi cell yang terkunci.

Sebagai contoh, ikuti langkah berikut :
1. Pilih Review pada excel ribbon
2. Klik Protect Sheet.
3. Setelah pop up windows muncul seperti gambar Protect Sheet 01, masukan password sesuai keinginan anda.
4. Kemudian simpan dan buka kembali file tersebut.

Setelah anda buka kembali, maka anda tidak akan bisa melakukan modifikasi data pada cell.

Jika anda mencoba untuk memodifikasi, akan muncul peringatan seperti pada gambar Protect Sheet 02.

need-to-unprotect
Protect Sheet 02

Untuk membuka proteksi lembar, cukup klik tab review, kemudain tombol Unprotect Sheet dan masukkan kembali kata sandi untuk menghapus protect sheet sebelumnya.

Hal yang juga tidak kalah penting saat anda memproteksi data di excel adalah memastikan anda tidak akan melupakan password yang anda gunakan pada file tersebut.

Jika anda sampai melupakan password tersebut, maka akan cukup sulit untuk menghapus proteksi data tersebut, oleh karena itu sebaikan anda tempatkan semua password tersebut pada satu file dan simpan dengan aman.

Untuk tutorial excel lainnya silahkan kunjungi daftar tutorial kami.


Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *